Προτάσεις Excel: Εισαγωγή και ανάλυση δεδομένων

Τα δεδομένα που εισάγονται από άλλα υπολογιστικά φύλλα ή βάσεις δεδομένων είναι ήδη χωρισμένα σε πεδία, χρησιμοποιώντας κάτι που ονομάζεται αποδιαμορφωτής πεδίων - κόμμα, καρτέλα, ένα πεδίο από το άλλο. Αυτές οι βάσεις δεδομένων εισάγονται εύκολα στο Excel και τοποθετούν όλα τα πεδία σε ξεχωριστές στήλες. Εάν η εταιρεία σας πληρώνει λογαριασμούς ή / και τράπεζες σε απευθείας σύνδεση, οι εν λόγω τοποθεσίες συνήθως προσφέρουν αντίγραφα των αρχείων της εταιρείας σε ηλεκτρονική μορφή. Το CSV (τιμές διαχωρισμένες με κόμματα) είναι η πιο κοινή μορφή ανταλλαγής δεδομένων και, εάν προσφέρεται, το καλύτερο που θα χρησιμοποιηθεί. Τι συμβαίνει όταν όλα τα δεδομένα εισάγονται σε ένα κελί;

Εισαγωγή & ανάλυση δεδομένων

Εάν αντιγράφετε ένα μπλοκ δεδομένων από μια ιστοσελίδα, ένα αρχείο επεξεργασίας κειμένου ή άλλο αρχείο κειμένου, στη συνέχεια επικολλήστε το Excel χρησιμοποιώντας το Επικόλληση > Ειδική εντολή > , όλα τα δεδομένα απορρίπτονται σε μια στήλη μεμονωμένων κελιών. Αυτό σημαίνει ότι τα αρχεία αντιγράφονται σε ξεχωριστές σειρές, αλλά όλα τα πεδία είναι σε ένα κελί. Τι χάλι! Τώρα τι;

Σημείωση: μοιάζει με τη διαρροή δεδομένων στις παρακείμενες στήλες, αλλά μόνο η πρώτη στήλη περιέχει τις πληροφορίες που έχουν επικολληθεί.

[Περαιτέρω ανάγνωση: Το νέο σας PC χρειάζεται αυτά τα 15 δωρεάν, εξαιρετικά προγράμματα ]

2. Επιλέξτε Δεδομένα > Κείμενο σε στήλες . Στο παράθυρο διαλόγου Μετατροπή κειμένου σε στήλες , επιλέξτε το κουμπί Delimited και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο . Στο επόμενο παράθυρο διαλόγου (Βήμα 2 του 3, παρακάτω) επιλέξτε τον οριοθέτη - δηλαδή, τον χαρακτήρα που χωρίζει τα πεδία. Στα αρχεία CSV, είναι ένα κόμμα. Ορισμένες βάσεις δεδομένων χρησιμοποιούν μια καρτέλα, μερικές χρησιμοποιούν ένα ερωτηματικό. Ο μόνος χαρακτήρας που χωρίζει τα δεδομένα σε αυτή τη βάση δεδομένων είναι ένας χώρος, επομένως ελέγξτε το πλαίσιο διαστήματος

4. Επιλέξτε το πλαίσιο που λέει:

Ακολουθήστε τους διαδοχικούς οριοθέτες ως ένα , σε περίπτωση που εμφανίζονται πολλαπλά διαστήματα σε μια σειρά κειμένου. Αυτή η ρύθμιση ισχύει επίσης όταν τα δεδομένα σας έχουν έναν απομεμακρυσμένο αριθμό χαρακτήρων μεταξύ των πεδίων δεδομένων ή εάν τα δεδομένα περιέχουν πολλούς προσαρμοσμένους αποδιαμορφωτές 5. Από την αναπτυσσόμενη λίστα

Κείμενο προσδιοριστή κειμένου , επιλέξτε Καμία , επειδή οι εγγραφές δεν συνοδεύονται από απλά ή διπλά εισαγωγικά. 6. Και τελευταίο, κάντε κλικ στο

Επόμενο . 7. Στο επόμενο παράθυρο διαλόγου (Βήμα 3 από 3, παρακάτω), το Excel σάς δίνει τη δυνατότητα να αλλάξετε τη μορφή κάθε στήλης. Η πρώτη στήλη έχει επιλεγεί από προεπιλογή. Παρατηρήστε την κεφαλίδα "Γενικά". Γενικές εργασίες για όλα τα αριθμητικά πεδία. Επειδή πρόκειται για πεδίο κειμένου, κάντε κλικ στο κουμπί

Text για να αλλάξετε αυτήν τη μορφή. 8. Κάντε κλικ οπουδήποτε στη δεύτερη στήλη και η ένδειξη μεταβαίνει στη στήλη. Εάν η επιλεγμένη μορφή

Γενικά είναι εσφαλμένη, κάντε κλικ στη σωστή μορφή αυτής της στήλης από τις παραπάνω επιλογές. Στην περίπτωση αυτή, το κείμενο είναι σωστό. 9. Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία μέσω όλων των εισαγόμενων πεδίων. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο πλήκτρο

Τέλος . 10. Τώρα το αφεντικό θέλει τους μήνες να διαχωριστούν. Αρχικά, εισαγάγετε μια στήλη δίπλα στη στήλη Μοντέρνα μήκη, έτσι ώστε τα αναλυόμενα δεδομένα να μην αντικαταστήσουν τις πληροφορίες στη στήλη G.

11. Μετακινήστε τον κέρσορα στη στήλη G. Επιλέξτε

Εισαγάγετε > Εισαγάγετε τη στήλη φύλλου . 12. Επισημάνετε το δεύτερο πεδίο "Σύγχρονοι μήνες" στη στήλη F και ακολουθήστε τις παραπάνω οδηγίες για να διαχωρίσετε αυτό το πεδίο σε δύο πεδία. Σημειώστε ότι ο συνήθης αποδιαμορφωτής είναι το κλειδί κάθετος.

13. Αλλάξτε τις στήλες από το Γενικό στο Κείμενο και κάντε κλικ στο

Τέλος . Τώρα οι μήνες είναι σε δύο στήλες αντί για ένα. Χρησιμοποιήστε τις λειτουργίες κειμένου για να γυαλίσετε τα δεδομένα

1. Αρχικά, ας αντικαταστήσουμε τη λέξη "ώρα" με τη λέξη "μήνας". Πατήστε

Ctrl + H . Κάντε κλικ στην καρτέλα Αντικατάσταση . Πληκτρολογήστε χρόνο στο πλαίσιο αναζήτησης Εύρεση και μήνα στο πλαίσιο αναζήτησης Αντικατάσταση με και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση όλων . Τώρα, ας ενώσουμε τις στήλες H και εγώ σε ένα πεδίο. Μετακινήστε τον κέρσορα στη στήλη J και εισαγάγετε τον ακόλουθο τύπο κειμένου: = CONCATENATE (H3, "", I 3)

. Σημειώστε ότι υπάρχει ένα κενό μεταξύ των εισαγωγικών, έτσι το Excel τοποθετεί ένα κενό μεταξύ των δύο λέξεων. Αντιγράψτε αυτόν τον τύπο από το J3 κάτω από το J14. 3. Για το επόμενο βήμα πρέπει να διαγράψετε τις δύο στήλες H και I έτσι ώστε το υπολογιστικό φύλλο να δείχνει μόνο τη συνεργαζόμενη στήλη J. Αλλά αν διαγράψετε τις στήλες H και I τότε η στήλη J εξαφανίζεται επειδή εκφράζει έναν τύπο με βάση τις προηγούμενες δύο στήλες . Πρέπει να μετατρέψετε το J από έναν τύπο σε μια τιμή κειμένου. 4. Επιλέξτε J3: J14. Πληκτρολογήστε

Ctrl + C

(για Αντιγραφή), μεταβείτε στη στήλη K3, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Επικόλληση Ειδικού . Στο πλαίσιο διαλόγου Επικόλληση ειδικού , επιλέξτε Τιμές και κάντε κλικ στο OK . 5. Τώρα μπορείτε να διαγράψετε τις στήλες H, I και J, επειδή η στήλη K έχει την συμπληρωμένη συμβολοσειρά κειμένου. Σημείωση:

Στο Excel 2016 υπάρχει μια νέα λειτουργία κειμένου που ονομάζεται CONCAT. Σύμφωνα με το Excel, είναι σαν το CONCATENATE, αλλά καλύτερα, επειδή είναι μικρότερο, πιο εύκολο να πληκτρολογηθεί και υποστηρίζει αναφορές εύρους, σε αντίθεση με τις αναφορές κυττάρων. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να ενώσετε τα περιεχόμενα διαφόρων περιοχών: Για παράδειγμα, το A3: C3, το D3: F3 θα συνδυάζει τα περιεχόμενα των κυψελίδων A3, B3 και C3 με τα κελιά D3, E3 και F3 με ένα διάστημα μεταξύ των δύο

6. Το 2016, το CONCATENATE δεν εμφανίζεται στην αναπτυσσόμενη λίστα των λειτουργιών κειμένου (κάτω από τους τύπους> κείμενο). Αν προτιμάτε αυτή τη λειτουργία πάνω από τη λειτουργία CONCAT, αναζητήστε την κάτω από τα Φόρμες

> Περισσότερες λειτουργίες > Συμβατότητα . Η επιλογή των λειτουργιών από τα μενού παρέχει πρόσβαση στους διαλόγους του Οδηγού που σας προπονούν μέσω της σύνταξης κάθε φόρμουλας. Θα σας αφήσουμε με μια τελευταία, μεγάλη συμβουλή: Η ταχύτερη και ευκολότερη μέθοδος σύνδεσης των δεδομένων σε δύο ή περισσότερα κελιά είναι να χρησιμοποιήσετε το ampersand. Ναι, αυτό το μικρό σύμβολο λειτουργεί εξίσου αποτελεσματικά με τις λειτουργίες CONCAT και CONCATENATE. Απλά εισάγετε τον τύπο όπως παρακάτω: = A3 & "" & B3. Αυτός ο απλός τύπος συνδέει τα περιεχόμενα του κελιού Α3 με τα περιεχόμενα του κελιού B3, με ένα διάστημα μεταξύ των δύο.